Hur länge måste bokföringen sparas enligt lag?

Kort svar: så länge ska bokföringen sparas

Huvudregeln enligt 7 kap. bokföringslagen: all räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Både Bokföringsnämnden och Skatteverket hänvisar till den regeln. Skatteverket säger att allt bokföringsmaterial – verifikationer, bokföringsböcker och det som bokförts i dator – måste sparas i minst sju år. Kravet gäller alltså inte bara själva bokföringen.

Vid brutet räkenskapsår kan sparperioden bli längre än sju år, eftersom utgångspunkten är kalenderåret och inte räkenskapsårets sista dag.

Räkna fram ditt slutdatum – särskilt vid brutet räkenskapsår

Räkna alltid från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Avslutas ett räkenskapsår som följer kalenderåret den 31 december 2024, ska underlagen sparas till och med den 31 december 2031.

Brutet räkenskapsår förskjuter slutdatumet. Enligt Bokföringsnämnden ska ett företag med räkenskapsår 1 juli–30 juni spara räkenskapsinformationen i sju år och sex månader. Avslutades räkenskapsåret den 30 juni 2023 får materialet därför tidigast förstöras den 1 januari 2031.

Skillnaden beror på att de sju åren räknas från kalenderårets slut, inte från räkenskapsårets sista dag. Ju senare på året räkenskapsåret avslutas, desto närmare sju år blir den faktiska sparperioden; ju tidigare, desto längre.

Nyckeluppgifter om arkivering av bokföring

Det här räknas som räkenskapsinformation

Omfattningen avgörs av innehållet, inte av dokumenttypen. Ett underlag är räkenskapsinformation om det behövs för att förstå ett bokföringssystems upplägg eller för att kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd i bokföringen. Därför kan även underlag som inte är bokförda i sig omfattas, om de behövs för sammanhanget.

Exempel på räkenskapsinformation:

En följesedel kan alltså bli en del av verifikationen om fakturan eller kvittot saknar obligatoriska uppgifter som följesedeln innehåller. Uppgifter på datamedia är räkenskapsinformation i samma utsträckning som papper.

Papperskvitton efter 1 juli 2024: får du slänga originalet?

Sedan den 1 juli 2024 behöver du inte längre spara pappersoriginalet när räkenskapsinformation har förts över till elektronisk form. Ändringen gäller retroaktivt: även äldre kvitton och fakturor i papper kan slängas om överföringen uppfyller kraven. Kravet att bevara pappersoriginalet i tre år är borttaget.

Förutsättningen finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen: en pappershandling får förstöras endast om överföringen – med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter – inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Enligt FAR måste du därför säkerställa att alla uppgifter på kvittot eller fakturan är läsbara och fullständiga i den elektroniska handlingen, att överföringen sker med tekniska lösningar som skyddar uppgifterna mot ändring och förlust, och att systemdokumentationen beskriver de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder som används.

Om du tar emot ett underlag enbart elektroniskt behöver du inte skriva ut en papperskopia. En sparad papperskopia får däremot inte ersätta ett elektroniskt original; det elektroniska underlaget ska sparas i sitt format i sju år. Om du får samma kvitto i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får företaget enligt Bokföringsnämnden välja i vilken form det ska sparas.

Så ska materialet bevaras – inte bara hur länge

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformationen sparas i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Skatteverket formulerar samma krav: arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år. I kraven ligger att materialet ska vara läsbart under hela perioden, att det inte får riskera att förändras eller förstöras och att det ska vara lättåtkomligt.

Företaget måste också säkerställa tillgången till informationen under hela arkiveringstiden, även om bokföringsprogrammet eller tjänsteleverantören byts ut – exempelvis genom avtal med program- eller tjänsteleverantören.

Ansvaret stannar hos företaget

Ansvaret för att räkenskapsinformationen sparas enligt lagen kan inte flyttas till en redovisningsbyrå, ett bokföringsprogram eller en extern tjänsteleverantör. Skatteverket är tydligt: även om du anlitar någon för att sköta din bokföring är det du som ansvarar för att bokföringen blir riktig, och det ansvaret kan aldrig lämnas ifrån dig. FAR beskriver samma princip – företaget bär det yttersta ansvaret även när bokföringen sköts av en byrå eller ett externt system.

Praktiskt innebär det att du behöver avtal och systemdokumentation som gör att du kan få ut materialet och visa hur det har bevarats, till exempel om leverantören eller programvaran byts ut under de sju åren. Systemdokumentationen ska innehålla beskrivningar av de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder som används för bevarandet.

Vanligt missförstånd: 3 år eller 7 år?

Missförståndet kommer från den tidigare bokföringslagen, som opererade med två tidsintervall: tre år och sju år. Treårsregeln gällde enbart original i pappersform – du behövde behålla det fysiska originalet i tre år även om du skannat eller fotograferat det, medan själva bokföringen skulle sparas i sju år.

Den regeln är borta sedan den 1 juli 2024, då kravet på att bevara det ursprungliga räkenskapsmaterialet under en viss tid togs bort. Kvar står huvudregeln: räkenskapsinformationen ska fortfarande sparas i sju år, räknat från utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Det finns alltså ingen treårsfrist att förhålla sig till i dag, varken för papper eller för digitalt material.