Vad räknas som en verifikation i bokföringen?

Vad en verifikation är – och vad som inte avgör saken

Enligt 1 kap. 2 § bokföringslagen är en verifikation de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Verifikationen är alltså innehållet – uppgifterna – inte pappersformatet. Varje affärshändelse ska ha en verifikation, och sambandet mellan uppgifterna och den bokförda posten ska gå att fastställa.

Om ett underlag räknas som verifikation beror på om det innehåller de uppgifter som krävs, inte på om det kallas kvitto, faktura eller avtal. En och samma handling kan därför fylla flera roller samtidigt.

Affärshändelser och justeringar som ska verifieras

Bokföringslagen definierar affärshändelser som alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden (1 kap. 2 §). Dit hör in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat. Var och en av dessa händelser ska ha en verifikation.

Verifikationskravet gäller inte bara yttre transaktioner. Det omfattar även en vidtagen justering i bokföringen, till exempel en rättelse eller omföring som görs direkt i bokföringen utan att en ny affärshändelse med omvärlden har inträffat. Även en sådan justering behöver dokumenteras så att den går att följa i efterhand.

Kvitto, faktura eller avtal – vad kan användas?

Ett kvitto eller en faktura används ofta som verifikation, ibland tillsammans med kompletterande uppgifter eller en hänvisningsverifikation. En hänvisningsverifikation pekar vidare till de handlingar eller uppgifter som ligger till grund för affärshändelsen och till var de finns.

Skillnaden mellan underlagen syns tydligast vid moms. Ett enkelt butikskvitto kan fungera både som faktura och verifikation, medan en leverantörsfaktura kan behöva kompletteras för att fullt ut styrka avdraget för ingående moms. Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden räknas som räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 §. Verifikationen kan i förekommande fall behöva hänvisa till just sådana underliggande handlingar.

Uppgifterna som måste finnas med

Enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen ska en verifikation visa fem grunduppgifter: när verifikationen sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad affärshändelsen avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Sammanställningstidpunkten och affärshändelsens tidpunkt är två separata uppgifter – de behöver inte sammanfalla.

Därutöver ska verifikationen i förekommande fall upplysa om de handlingar eller uppgifter som ligger till grund för affärshändelsen och var de finns. Den ska också ha ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken, så att sambandet med den bokförda affärshändelsen går att fastställa utan svårighet. Numret är inte enbart intern ordning: det knyter verifikationen till bokföringsposten.

Fem grunduppgifter som måste finnas i en verifikation

Går affärshändelsen att följa och förstå?

Verifikationskraven är ett funktionskrav, inte formalia. En utomstående ska kunna förstå affärshändelsen och följa den hela vägen till bokföringsposten. Om det inte går behöver underlaget kompletteras, exempelvis med en förklaring, en hänvisning till underliggande handlingar eller en uppgift om var dessa förvaras.

En uppgift får utelämnas endast om det är förenat med svårigheter att få in den och utelämnandet är förenligt med god redovisningssed (5 kap. 8 §). Undantaget är villkorat på två sätt samtidigt: både praktiska svårigheter och förenlighet med god redovisningssed måste vara uppfyllda.

Verifikation eller faktura – skillnaden vid moms

Två regelverk ställer krav samtidigt. Bokföringslagen reglerar verifikationen, momslagen fakturan. Fakturan har en momsrättslig funktion utöver att vara verifikation: den ska kunna styrka att moms redovisas och dras av korrekt. En handling kan därför vara godtagbar i bokföringen men ändå brista som underlag för momsavdrag.

En förenklad faktura får normalt användas när totalbeloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Vid inköp över den gränsen bör företaget se till att få en fullständig faktura. Saknas en uppgift kan säljaren ofta komplettera den i efterhand, men bristen bör upptäckas direkt innan underlaget har bokförts och arkiverats.

Skillnad mellan faktura och verifikation vid moms

Rättelser och kompletteringar

Rättas en verifikation ska det framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den (5 kap. 9 §). Rättelser av bokföringsposter har dessutom egna spårbarhetskrav i 5 kap. 5 §. En rättelse är inte bara ett ändrat belopp – den ska själv gå att spåra till en tidpunkt och en person.

Saknas en uppgift eller ett underlag kan verifikationen behöva kompletteras när det går. Ett bristfälligt underlag blir svårare att åtgärda ju längre tiden går. Den praktiska rutinen är därför att kontrollera uppgifterna mot kraven i samband med bokföringen och begära komplettering av motparten direkt.

Hur en verifikation ska hanteras vid bristande uppgifter

Arkivering, digitala underlag och BFN:s vägledning

BFN:s vägledning om bokföring samlar reglerna om löpande bokföring, tidpunkten för bokföring, verifikationer, gemensam verifikation, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik. Där finns lagtext, BFN:s allmänna råd, kommentarer och exempel. Reglerna ska tillämpas av alla fysiska och juridiska personer som är bokföringsskyldiga. Vid sidan av lagen finns också BFN:s allmänna råd, till exempel BFNAR 2013:2 om bokföring.

Räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år. Begreppet omfattar bland annat verifikationer enligt 5 kap. 6 §, handlingar som en verifikation hänvisar till enligt 5 kap. 7 § samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 §. Det räcker alltså inte att enbart bevara själva verifikationen om den hänvisar vidare till andra handlingar. Bokföringslagen (1999:1078) trädde i kraft den 1 januari 2000 och har uppdaterats flera gånger, senast vad gäller hantering av digital räkenskapsinformation den 1 juli 2024, vilket påverkar hur digitala underlag får hanteras och bevaras.

Arkivtid för räkenskapsinformation enligt BFN