Så fungerar löpande bokföring enligt bokföringslagen

Löpande bokföring enligt bokföringslagen – grunden i företagets ekonomi

Löpande bokföring innebär att affärshändelser förs in under räkenskapsåret allteftersom de inträffar, inte samlade vid bokslutet. Målet är en tydlig och korrekt bild av ekonomin, där varje ekonomisk händelse som påverkar finanserna registreras löpande.

Reglerna finns i bokföringslagen (1999:1078): 4 kap. om bokföringsskyldighet, 5 kap. om löpande bokföring och verifikationer, 6 kap. om avslut av den löpande bokföringen och 7 kap. om arkivering av räkenskapsinformation.

Skatteverket sammanfattar bokföringsskyldigheten: bokför alla affärshändelser löpande så att de kan visas i registreringsordning (grundbok) och systematisk ordning (huvudbok), se till att varje bokföringspost har verifikation, arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år samt upprätta årsbokslut eller årsredovisning.

Omfattningen är bred: allt från mindre personalkostnader till stora kundinbetalningar ska bokföras. Löpande bokföring är därför både ett lagkrav och ett praktiskt verktyg – aktuella siffror gör verksamheten lättare att följa och de ekonomiska besluten enklare att fatta.

Krav enligt Bokföringslagen (1999:1078) – viktiga siffror

Vem måste bokföra löpande?

Enligt Skatteverket är en fysisk person med enskild näringsverksamhet bokföringsskyldig. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga. Vilka som omfattas regleras närmare i 2 kap. bokföringslagen.

I praktiken är få företag utanför bokföringsskyldigheten. Vissa verksamheter kan ha undantag eller lättnader, och den som inte är bokföringsskyldig kan vara rapporteringsskyldig till exempelvis Skatteverket. Är du osäker på din verksamhet bör du kontrollera saken med en ekonomisk rådgivare eller redovisningskonsult.

Ansvaret för att bokföringen blir korrekt ligger alltid kvar hos företagaren. Enligt Skatteverket kan ansvaret inte lämnas över, även om någon annan sköter bokföringen. Därför är det rimligt att ställa krav på den som bokför – till exempel att få begrepp och bokningar förklarade så att du förstår dem.

Från kundfaktura till kaffekvitto – vad är en affärshändelse?

Bokföringslagen definierar affärshändelser som alla förändringar i företagets förmögenhets storlek och sammansättning till följd av ekonomiska relationer med omvärlden. Dit hör in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat.

Skatteverket formulerar det så att varje händelse av ekonomisk art – allt som påverkar företagets ekonomi – ska bokföras. Det kan vara att en tillgång eller skuld förändras, eller att en inkomst eller utgift uppstår.

I vardagen handlar det exempelvis om inköp av varor, material och tjänster, försäljning till kunder, löneutbetalningar inklusive skatter och sociala avgifter samt utgifter för hyra och räntor. Även privata insättningar och uttag i en enskild firma är affärshändelser som ska registreras, eftersom de påverkar företagets ekonomi.

Grundbok och huvudbok: registreringsordning och systematik

Enligt 5 kap. 1 § bokföringslagen ska affärshändelserna bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring).

I grundbokföringen registreras och kategoriseras varje ekonomisk händelse; huvudbokföringen sammanställer transaktionerna i ett övergripande perspektiv. Varje enskild notering i någon av dem kallas en bokföringspost.

För att uppfylla både registreringsordning och systematisk ordning behöver de flesta företag en kontoplan. Stöd finns i BAS-kontoplanen, framtagen av BAS-intressenternas Förening. Lagen har också bestämmelser om sidoordnad bokföring, till exempel för uppgifter som av praktiska skäl förs vid sidan av den ordinarie bokföringen.

Dessutom behöver den bokföringsskyldige ha systemdokumentation och behandlingshistorik – dokumentation som beskriver hur bokföringen är uppbyggd och hur enskilda poster har behandlats.

Verifikationer – varje bokföringspost behöver ett underlag

Varje bokföringspost ska ha en verifikation. Bokföringslagen definierar verifikation som de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en gjord justering i bokföringen.

Skatteverket anger att bokföringen normalt ska grundas på en skriftlig handling, ett underlag. I praktiken är det kvitton, fakturor, avtal och liknande som visar vad som har hänt, när det hände och med vilket belopp. Underlag som en verifikation hänvisar till räknas också som räkenskapsinformation och ska bevaras.

Utöver verifikationerna krävs systemdokumentation och behandlingshistorik. Bokföringsnämnden har gett ut ett allmänt råd om bokföring, BFNAR 2013:2, med tillhörande vägledning. Där finns exempel på hur kraven på löpande bokföring, verifikationer, arkivering och systemdokumentation kan uppfyllas.

När måste affärshändelsen bokföras?

Tidskraven är tydliga: alla kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Affärshändelserna ska bokföras löpande, så du får inte vänta för länge med registreringen. Skjuter du upp den ökar risken för att underlag tappas bort, att moms och skattedeklarationer blir fel och att det blir svårt att få en rättvisande bild av ekonomin under året.

Ett enkelt arbetssätt är att samla in underlag i samma takt som verksamheten: lägg kvittot eller fakturan på rätt plats direkt när det kommer in, i stället för att samla allt i en hög.

Faktureringsmetoden eller kontantmetoden – två praktiska vägval

För fakturor finns två vanliga bokföringssätt. Faktureringsmetoden innebär att intäkter och kostnader bokförs när fakturan skapas, oavsett när betalningen sker. Kontantmetoden – även kallad bokslutsmetoden – innebär att fakturan bokförs först när den betalas.

Skillnaden påverkar bilden av företaget. Faktureringsmetoden ger en mer exakt bild av skulder och fordringar vid en given tidpunkt, särskilt relevant för företag som handlar mycket på kredit eller har tidsförskjutning mellan fakturering och betalning. Med kontantmetoden syns fordringar och skulder inte löpande på samma sätt; ekonomin framträder i stället mer som en bild av de faktiska betalningarna.

Vilken metod som passar beror på verksamheten, hur den fakturerar och hur stort behovet av överblick är. Oavsett metod bör valet vara konsekvent och dokumenterat, och en avstämning mot bank och fakturaunderlag bör göras med jämna mellanrum.

Faktureringsmetoden vs. Kontantmetoden – jämförelse

Arkivering och avslut av räkenskapsåret

Räkenskapsinformationen ska bevaras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år. Det gäller även uppgifter på datamedia – digitala uppgifter kan alltså vara räkenskapsinformation och omfattas av samma krav. Förutom uppgifterna ska även den utrustning och de system som krävs för att presentera räkenskapsinformationen i föreskriven form bevaras.

Den löpande bokföringen avslutas enligt 6 kap. bokföringslagen. Beroende på företagets form och storlek avslutas räkenskapsåret med en årsredovisning eller ett årsbokslut. Den löpande bokföringen under året ligger till grund för avslutet – ju bättre ordning under året, desto enklare blir bokslutsarbetet.

Ett praktiskt stöd är att hålla isär underlag per räkenskapsår redan från början och att se till att verifikationer, avtal och andra handlingar av betydelse för verksamhetens ekonomiska förhållanden bevaras tillsammans med bokföringen.

Praktiska råd för löpande bokföring som håller

Planera upplägget innan du börjar. Skatteverket rekommenderar att tänka igenom hur bokföringen ska läggas upp så att den passar dina syften, att ta råd från andra företagare om hur de hanterar papper och bokföring och att göra bokföringen så enkel som möjligt när du startar – särskilt om du är osäker på dina kunskaper.

Samla underlagen dagligen. Om du lämnar bort bokföringen rekommenderar Skatteverket att sätta in underlagen varje dag i en pärm med en flik för varje dag. Det gör det lättare för den som bokför att registrera varje transaktion på rätt dag.

Svensk lagstiftning kräver inte att bokföringen förs digitalt i en programvara. Många programvaror stödjer redovisning och rapportering, och en kontoplan – ofta BAS-kontoplanen – underlättar arbetet med att uppfylla kraven på grundbokföring och huvudbokföring. Automatiserade funktioner ersätter inte det mänskliga ansvaret: ansvaret för att bokföringen blir korrekt stannar alltid hos företagaren.

Börja enkelt och ta hjälp när det behövs. En redovisningskonsult kan bidra med både löpande bokföring och rådgivning, men du behöver fortfarande förstå vad som bokförs och varför – ställ frågor tills du har koll på din egen ekonomi.