Hur hanterar man saknade kvitton i bokföringen?

Saknat kvitto – så gör du för att bokföra rätt

Enligt Skatteverket innebär bokföringsskyldigheten att du löpande ska bokföra alla affärshändelser. Du ska också se till att alla bokföringsposter har verifikationer och arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst 7 år. Bokföringen ska normalt bygga på en skriftlig handling, ett underlag. Saknas kvittot måste du därför på annat sätt kunna visa att kostnaden finns och hör till verksamheten.

Vad du gör beror på situationen: be leverantören om ett nytt kvitto eller en kopia, upprätta ett eget verifikat om det inte går, var extra försiktig med momsavdrag när underlaget är egenhändigt och utgå från att Skatteverket prövar varje fall för sig. Rutiner för att fota och spara underlag direkt minskar risken att problemet återkommer.

Så hanterar du saknade kvitton i bokföringen

1. Begär nytt kvitto eller kopia från leverantören

Första steget är att kontakta den som utfärdat kvittot och be om en dubblett eller ett nytt underlag. Enligt Konsumentverket har du alltid rätt att få ett kvitto när du köper på plats hos ett företag, och kvittot får vara elektroniskt, till exempel i sms eller mejl. Vid distansköp ska du i stället få en orderbekräftelse som visar vilka varor eller tjänster du beställt, priset inklusive skatter och avgifter, hur och när leveransen ska ske samt betalningsvillkoren.

Om du inte fick något kvitto alls kan du enligt Konsumentverket kontakta Skatteverket. För bokföringen ger ett nytt kvitto från utställaren eller en orderbekräftelse ett starkare underlag än en egenhändigt upprättad handling, eftersom det kommer från motparten.

2. Om det inte går – skapa ett eget verifikat

Går det inte att få ett nytt kvitto kan du själv upprätta ett verifikat, även kallat bokföringsorder. Det ska innehålla samma uppgifter som ett vanligt kvitto. Utgå från det ett kvitto normalt ska visa: datum för köpet, pris, namn på varorna eller tjänsterna, antal samt motpartens namn, organisationsnummer och adress. Beskriv också vad köpet avser så att posten går att förstå vid en granskning.

Ett eget verifikat löser den formella bokföringsposten, men bevisvärdet är svagare än ett kvitto. Du bör kunna styrka utgiften på annat sätt. Exempel är kontoutdrag där det framgår vad du köpt, orderbekräftelse, avtal eller annan dokumentation som knyter betalningen till inköpet. I en anställds reseräkning kan ett eget verifikat enligt källan vanligtvis godtas av arbetsgivaren, förutsatt att utgiften styrks på annat sätt.

Fördelar och nackdelar med eget verifikat

3. Momsen när underlaget saknas

Om du själv skapar bokföringsordern har du i allmänhet inte rätt att dra av momsen. Ett egenhändigt verifikat kan alltså räcka för att bokföra kostnaden, men normalt inte för att lyfta ingående moms.

Avdrag kan ändå vara möjligt i särskilda situationer. I en genomgång från redovisningsbyrån Ekonomikontoret Online hänvisas till Regeringen 2007/08:25.

Avdrag kan göras trots att underlaget inte uppfyller kraven på fakturainnehåll. Det gäller om avdragsrätten kan styrkas med uppgifter i annan tillgänglig dokumentation, till exempel ett avtal mellan parterna. Det gäller också om den uteblivna eller felaktiga uppgiften inte har avgörande betydelse för skattekontrollen. Om avdragsrätten inte kan styrkas får momsen hanteras som en kostnad.

4. Hur många kvitton får saknas?

Det finns ingen regel för hur många kvitton du får missa att redovisa, men du ska kunna styrka att du haft de kostnader du påstår. Skatteverket prövar varje fall för sig. Bedömningen gäller därför inte ett fast antal kvitton utan bevisningen och om kostnaden framstår som rimlig i verksamheten.

Enstaka kvitton på små belopp som försvinner skapar oftast inga problem, så länge kostnaden rimligen hör till affärsverksamheten. Att tappa bort kvitton vid många tillfällen kan däremot bli problematiskt. Återkommande saknade underlag ökar risken för att Skatteverket ifrågasätter kostnaderna.

5. Rutiner som minskar risken för tappade kvitton

Fota kvittot direkt när du får det. Använd digitala tjänster som sparar kvitton digitalt; digitala kvittoappar kan påminna om att fota underlag som saknas. Om du använder ett företagskort eller bankkort kopplat till din bank kan du få ett digitalt flöde som påminner dig om att komplettera med underlag.

Om du lämnar bort bokföringen rekommenderar Skatteverket att du sätter in underlagen varje dag i en pärm med en flik för varje dag, så att den som sköter bokföringen lättare kan bokföra transaktionerna på rätt dag. Spara även elektroniska kvitton och orderbekräftelser på ett ställe där de kan kopplas till rätt bokföringspost.

6. Arkivering – därför behövs underlagen kvar

Arkiveringskravet gör att ett saknat kvitto inte bara är ett praktiskt problem: verifikationen ska kunna tas fram och visa vad bokföringsposten bygger på. Även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation.

Om originalet saknas behöver du därför antingen skaffa en kopia från motparten eller upprätta ett eget verifikat och spara den dokumentation som styrker utgiften. Då hänger bokföringsposten ihop med en affärshändelse även när kvittot inte finns kvar.

Viktiga regler för bokföring och arkivering