Vad ska ett kvitto innehålla?

Vad ska ett kvitto innehålla? Grunden för kassakvittot

Vad ett kvitto ska innehålla styrs i första hand av regelverket om kassaregister. Det omfattar företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning. Med kontant avses inte bara mynt och sedlar utan även betalkort, presentkort, måltidskuponger och liknande betalningsmedel. Sedan 1 januari 2014 omfattar kassaregisterkravet även torg- och marknadshandeln.

Ett kassakvitto kan vara i pappersformat eller elektroniskt format; formatet påverkar inte vilka uppgifter som ska finnas med. Kassaregisterkravet bedöms för varje självständig verksamhet inom ett företag, och obemannad gårdsförsäljning omfattas inte av kravet. Expowera anger som jämförelse att med obetydlig omfattning avses försäljning inklusive mervärdesskatt som normalt uppgår till högst fyra prisbasbelopp under ett år (177 600 kronor under år 2014).

Viktiga regelverk och gränser i Sverige

• Kassaregisterkravet gäller från — 1 januari 2014

Artikelnamn och antal – uppgifterna som ska finnas med

För sålda varor ska ett kassakvitto innehålla uppgift om artikelnamn och antalet varor av ett visst slag. Motsvarande gäller för sålda tjänster, det vill säga även tjänster ska specificeras på kvittot.

Ett kvitto som bara visar en totalsumma uppfyller alltså inte kravet – varje såld artikel eller tjänst ska gå att identifiera till namn och mängd. Den som säljer flera olika artiklar i samma köp ska låta respektive artikel framgå för sig, med sitt antal.

Företagets skyldighet att alltid erbjuda kvitto

Som företagare måste du alltid erbjuda kunden ett kvitto. Skyldigheten gäller oavsett om kunden själv ber om kvittot eller inte.

Erbjudandet kan uppfyllas genom ett kvitto i pappersformat eller i elektroniskt format. Vilket av formaten du väljer påverkar inte skyldigheten att erbjuda kvittot.

Så säkras kvittouppgifterna i kassaregistret

Enligt Skatteverkets föreskrifter ska ett kassaregister vara tillverkardeklarerat. Kassaregistret ska dessutom vara anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av de kvittouppgifter som registreras i kassaregistret.

Kontrollenhetens funktion är att bevara kvittodata och andra uppgifter på ett säkert sätt, så att de är tillgängliga för Skatteverket för kontrolländamål. De uppgifter som lagras i en kontrollenhet är inte tillgängliga för företaget som använder kassaregistret – uppgifterna förvaras med andra ord utanför företagets egen åtkomst.

Kontantfaktura i stället för kassakvitto

Om företaget upprättar en så kallad kontantfaktura behöver försäljningen inte registreras i ett kassaregister, även om betalning sker kontant eller med kontokort. Förutsättningen är att kontantfakturan innehåller de uppgifter som ska finnas på en faktura.

Det innebär att fakturan ska innehålla uppgifter om kunden så att kunden kan identifieras, vilket normalt betyder kundens fullständiga namn och adress. Fakturan ska ha ett löpnummer och bokföras enligt de regler som gäller för bokföring av verifikationer enligt bokföringslagen och Bokföringsnämndens normgivning.

Checklista: det här bör ett kvitto innehålla

Artikelnamn för varje såld vara eller tjänst.

Antal varor av ett visst slag – motsvarande specificering för tjänster.

Kvittot erbjuds kunden vid köpet, i pappersformat eller elektroniskt format.

Försäljningen registreras i ett tillverkardeklarerat kassaregister som är anslutet till en certifierad kontrollenhet.

Kontrollenheten bevarar kvittodata säkert och tillgängligt för Skatteverket, utan att företaget självt kommer åt uppgifterna.

Om kontantfaktura används i stället: samtliga fakturauppgifter, vilket normalt innebär kundens fullständiga namn och adress, löpnummer samt bokföring enligt bokföringslagen och Bokföringsnämndens normgivning.