Underlag & kvitton
Digital arkivering av kvitton och underlag
DMK Redovisningsbyrå uppger att små och medelstora svenska företag i genomsnitt lägger upp till 80 timmar per månad på manuell bokföring, och att upp till 15 procent av alla fysiska kvitton riskerar…
Därför lönar det sig att arkivera kvitton digitalt
DMK Redovisningsbyrå uppger att små och medelstora svenska företag i genomsnitt lägger upp till 80 timmar per månad på manuell bokföring, och att upp till 15 procent av alla fysiska kvitton riskerar att försvinna eller felhanteras. Enligt samma byrå eliminerar digitala kvitton manuell hantering och kan effektivisera bokföringen med upp till 80 procent.
Enligt Driva Företag ska varje bokföringspost grundas på en verifikation som styrker att affärshändelsen har inträffat och gör transaktionen spårbar från grunddokument till bokföringspost och vidare till resultat- och balansrapport. Med digital arkivering kan underlaget tas fram när det efterfrågas, i stället för att letas upp i en pärm.
Viktiga statistik om digital arkivering av kvitton
- 80Timmar per månad för manuell bokföring (genomsnitt)
- 15%Risk för förlust eller felhantering av fysiska kvitton
- 80%Effektivisering av bokföring genom digital arkivering
Fördelar och nackdelar med digital arkivering av kvitton
- FördelarMinskar manuell arbetsinsats, minskar risken för förlorade kvitton, effektiviserar bokföringen med upp till 80 %, möjliggör snabb återhämtning vid granskning.
- NackdelarBehov av teknisk infrastruktur, risk för säkerhetsskador om inte skyddas korrekt, krav på rutiner och behörighetshantering.
Får räkenskapsinformation bevaras digitalt?
Skatteverket anger i den rättsliga vägledningen att räkenskapsinformation ska bevaras på en pappershandling eller i en elektronisk handling, och att informationen får överföras på ett betryggande sätt. Det är alltså inte mediet som avgör, utan att handlingen finns kvar, är läsbar och kan kopplas till rätt bokföringspost.
Nerman Redovisning beskriver de nya kvittolagarna: från och med 1 juli 2024 kan svenska företag helt övergå till digital arkivering av kvitton och andra räkenskapsdokument, och kravet på att spara papperskvitton slopas. I praktiken betyder det att kvittot kan fotograferas eller skannas vid inköpet och därefter arkiveras digitalt, utan att pappersoriginalet behöver sparas.
Jämförelse mellan pappers- och digital arkivering
- Laglig bevarandeformBåde papper och digital handling är tillåtna om informationen är läsbar och spårbar.
- Krav på papperskvittonSlopat från 1 juli 2024. Inget krav längre att spara originalet.
- Åtkomst vid granskningDigitalt underlag kan hittas snabbare via sökning jämfört med fysisk mapp.
Kvitton, underlag och verifikationer – vad är skillnaden?
Enligt bokföringslagen (BFL 1999:1078) 5 kap. 6 § ska varje bokföringspost grundas på en verifikation. En affärshändelse definieras som varje händelse som förändrar företagets förmögenhet – en försäljning, ett inköp, en lönebetalning eller en bankinsättning. Verifikationen kan enligt Driva Företag vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag, ett avtal, en lönespecifikation eller ett annat dokument som styrker att händelsen har inträffat, och den kan vara både fysisk och digital.
En skannad kvittobild är ett underlag, men den blir en verifikation först när den kopplas till rätt bokföringspost. Saknas kvittot helt – till exempel ett kortköp där papperslappen försvunnit – kan ett kontoutdrag användas som underlag, eftersom det styrker att affärshändelsen har inträffat.
Vad behöver finnas med i underlaget?
Enligt BFL 5 kap. 7 § ska en verifikation innehålla: datum för när verifikationen upprättades (verifikationsdatum), tidpunkt för affärshändelsen om den avviker från verifikationsdatumet, belopp i svenska kronor, motpart, innehåll (varornas art eller tjänstens natur) samt ett unikt verifikationsnummer. Driva Företag sammanfattar dessa som verifikationens obligatoriska uppgifter.
Saknas en uppgift i originaldokumentet ska du komplettera den. Driva Företag använder kassakvittot som saknar motpart som exempel: den saknade uppgiften kan skrivas till på kvittot eller läggas i en separat anteckning. Vid digital arkivering motsvarar det en kommentar i verifikationen eller en separat fil som hålls samman med kvittobilden.
Bedriver du momspliktig verksamhet tillkommer krav för att en faktura ska vara en giltig verifikation. Enligt mervärdesskattelagen ska fakturan bland annat innehålla säljarens och köparens namn och adress, säljarens organisationsnummer och momsregistreringsnummer, ett unikt och löpande fakturanummer, fakturadatum, leveransdatum eller datum för betalning av förskott. Den ska också innehålla beskrivning av varor eller tjänster, kvantitet, pris per enhet exklusive moms, eventuella rabatter, momsbelopp specificerat per momssats och totalbelopp inklusive moms.
Så digitaliserar och arkiverar du kvitton steg för steg
Börja med att bestämma hur underlagen ska fångas in: scanning i efterhand eller foto direkt vid köpet. DMK Redovisningsbyrå pekar på att processen bör följas upp regelbundet.
Arbetsordningen: 1) Fånga underlaget vid inköpstillfället, så att kvittot inte hinner försvinna. 2) Koppla bilden till rätt bokföringspost i ekonomisystemet. 3) Kontrollera att datum, belopp i kronor, motpart och innehåll finns med. 4) Namnge underlaget enligt samma logik som bokföringen. 5) Arkivera löpande i stället för att samla ihop en hög till bokslutet.
Steg-för-steg: Digital arkivering av kvitton
- Fånga underlaget vid inköpstillfälletSäkerställ att kvittot inte försvinner innan det digitaliseras.
- Koppla bilden till rätt bokföringspostAnvänd ekonomisystemet för att länka dokumentet direkt till transaktionen.
- Verifiera obligatoriska uppgifterDatum, belopp, motpart, innehåll och unikt nummer måste finnas med.
- Namnge filen enligt bokföringslogikAnvänd konsekvent namngivning för snabb sökning.
- Arkivera löpandeUndvik att samla ihop kvitton tills bokslutet – gör det regelbundet.
Välj rätt stöd för kvittoskanning och bokföring
DMK Redovisningsbyrå beskriver tre egenskaper som avgörande vid val av programvara för kvittoscanning: den ska vara användarvänlig, mobilanpassad och kunna integreras med ditt befintliga ekonomisystem. Som exempel på ekonomisystem nämner byrån Fortnox, Visma och Björn Lundén.
Utgå därför från var bokföringen faktiskt sker i dag. Om kvittobilden kan kopplas direkt till en bokföringspost i samma system undviks dubbelregistrering, och om du kan söka på motpart, belopp och datum går underlaget att plocka fram vid en granskning utan att bläddra igenom en mappstruktur. Kontrollera också att systemet klarar att lagra en kompletterande anteckning när ett kvitto saknar motpart.
Process för digital verifikationshantering
- Inmatning av underlagSkanning eller foto vid köpet – direkt i app eller system.
- Integration med ekonomisystemDirekt koppling till bokföringspost i Fortnox, Visma eller Björn Lundén.
- Validering av dataKontrollera datum, belopp, motpart, innehåll och unikt nummer.
- Arkivering och säkerhetLagra i säker, bakupad databas med behörighetskontroll.
Rekommenderade ekonomisystem för kvittoskanning
- FortnoxHög integrationsgrad, mobilanpassat, användarvänligt.
- VismaStark integration med skanning, god stöd för moms och fakturering.
- Björn LundénSpecialiserat på små företag, enkelt att använda för digital arkivering.
Säkerhet, backup och löpande rutiner
Skydda de digitala underlagen med tre grundmoment. För det första: behörigheter så att bara de som behöver kommer åt underlagen. För det andra: återkommande backup så att filerna finns kvar även om en enhet eller tjänst fallerar. För det tredje: en systematisk mapp- eller databasstruktur som följer bokföringens ordning.
DMK Redovisningsbyrå betonar att processen bör följas upp regelbundet.
Vanliga frågor om digital arkivering av kvitton
Måste jag spara papperskvitton? Nej. Enligt Nerman Redovisning har svenska företag sedan 1 juli 2024 möjlighet att helt övergå till digital arkivering av kvitton och andra räkenskapsdokument, utan krav på att behålla papperskvitton.
Hur länge bör underlag sparas? Finanstid rekommenderar i sin deklarationsguide att kvitton och underlag behålls i minst sju år, ifall Skatteverket begär dem.
Vad gör jag om ett kvitto saknar motpart? Se avsnittet om underlagets innehåll, där Driva Företag beskriver hur den saknade uppgiften kan kompletteras.
Kan Skatteverket begära underlagen? Ja. Enligt Driva Företag kan revisorer, Skatteverket och andra myndigheter granska verifikationerna vid revision eller skattekontroll.
