Vilka krav ställer bokföringslagen på ett bokföringsprogram?

Snabbt svar: Lagen kräver inget bokföringsprogram – men kraven gäller ändå

Varken bokföringslagen (1999:1078) eller någon annan svensk författning kräver att bokföringen förs i ett bokföringsprogram. BFN svarar uttryckligen nej på frågan: något sådant krav finns inte, och manuell bokföring fungerar lika bra. BFN har tagit fram dagboksblad för manuell bokföring; egna dagboksblad eller en köpt kolumndagbok går också. FAR säger samma sak: svensk lagstiftning kräver inte digital bokföring i programvara. FAR påpekar att andra länder har lagstiftning om bokföringssystem och krav eller certifiering på leverantörers programvaror – något motsvarande finns inte här.

Väljer du ändå ett program – vilket de flesta gör – flyttas inga krav över på programvaran. Det är bokföringens innehåll som prövas mot lagen, och lagen är indelad efter de områden ett program måste hantera: 4 kap. om bokföringsskyldighetens innebörd, 5 kap. om löpande bokföring och verifikationer, 6 kap. om hur den löpande bokföringen avslutas, 7 kap. om arkivering av räkenskapsinformation m.m. och 8 kap. om utvecklandet av god redovisningssed. Programmet är användbart i den mån det stödjer löpande registrering, verifikationer, systemdokumentation och behandlingshistorik samt arkivering och tillgänglighet över tid.

Manuell bokföring vs. digitalt bokföringsprogram – jämförelse enligt BFN och Skatteverket

Var går gränsen mot Excel och andra kalkylprogram?

BFN är tydlig: det är inte tillåtet att bokföra i ett program där registreringen kan ändras i efterhand, till exempel Excel. Gränsen går inte vid om filen är digital, utan vid om en bokförd post i efterhand kan skrivas över, flyttas eller raderas utan spår. Det finns färdiga Excel-mallar för enskild firma, men BFN:s bedömning av efterhandsändringar gäller oavsett mall.

Lagen definierar en verifikation som de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Räkenskapsinformation omfattar enligt samma paragraf även uppgifter som är av betydelse för att kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling. Ett kalkylark där en cell skrivs över utan loggning raderar den dokumentationen. Ett ändamålsenligt bokföringsprogram gör motsatsen: registreringen låses, varje post kan hänvisas till en verifikation och ändringar dokumenteras i stället för att tystas. Kontrollfrågor: Kan en bokförd post ändras eller raderas utan att det framgår vem som gjorde det och när? Kan varje post kopplas till ett underlag?

Registreringsordning och systematisk ordning

Skatteverket sammanfattar bokföringsskyldigheten: löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och systematisk ordning (huvudbok); se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter; arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år; och upprätta årsbokslut eller årsredovisning. FAR beskriver samma uppdelning: grundbokföringen registrerar och kategoriserar varje ekonomisk händelse, medan huvudbokföringen sammanställer transaktionerna i ett övergripande perspektiv. Lagen definierar affärshändelser som alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden, till exempel in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten. En bokföringspost är varje enskild notering i grundbokföringen eller huvudbokföringen.

Två praktiska krav följer för programvalet. Registreringen ska ske löpande: enligt Skatteverket ska affärshändelser under en kalendermånad bokföras senast månaden efter, vilket kräver att programmet snabbt kan ta emot och datera poster i den ordning de inträffar. Uppgifterna ska också kunna presenteras i två ordningar – kronologiskt i grundboken och systematiskt per konto i huvudboken. FAR konstaterar att de flesta företag behöver en kontoplan för att uppfylla lagens krav på dessa två presentationer, och att BAS-kontoplanen, framtagen av BAS-intressenternas Förening, finns som stöd. BFN:s allmänna råd om bokföring, BFNAR 2013:2, med tillhörande vägledning innehåller exempel på hur kraven på löpande bokföring, verifikationer, arkivering samt systemdokumentation och behandlingshistorik kan uppfyllas.

Viktiga lagkrav enligt bokföringslagen (1999:1078)

Verifikationer och koppling till varje bokföringspost

Skatteverket anger som en del av bokföringsskyldigheten att se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter, och att bokföringen normalt alltid ska grunda sig på en skriftlig handling, ett underlag. Lagen definierar verifikation som de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. Räkenskapsinformation omfattar enligt 1 kap. 2 § både verifikationen (5 kap. 6 §) och handling m.m. som en verifikation hänvisar till (5 kap. 7 §) – alltså både själva verifikationen och det underliggande dokumentet.

För ett program betyder det att varje bokföringspost måste kunna knytas till minst en verifikation, och att verifikationen i sin tur ska kunna hänvisa till det underliggande underlaget, till exempel en faktura eller ett avtal. Kontrollera att verifikationer kan bifogas eller kopplas digitalt, att hänvisningen mellan post och underlag syns vid utskrift och export, att en justering av en redan bokförd post får en egen verifikation i stället för att posten tystas, och att en post tillsammans med sitt underlag går att söka fram i efterhand.

Systemdokumentation och behandlingshistorik

Systemdokumentation och behandlingshistorik är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen. I 1 kap. 2 § räknas sammanställningar enligt 5 kap. 11 § upp som räkenskapsinformation, och samma paragraf omfattar även uppgifter i övrigt som är av betydelse för att kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen. FAR lyfter fram detta som en del av bokföringsskyldigheten: ett bokföringsskyldigt företag ska se till att det finns systemdokumentation och behandlingshistorik.

Systemdokumentationen beskriver hur bokföringen är upplagd och bearbetas – vilken kontoplan och vilka register som används, vilka fält som fylls i och hur sammanställningar görs. Behandlingshistoriken är spåret av vad som faktiskt hänt: vilka poster som lagts in, ändrats eller tagits bort, och när. För programvalet innebär det att loggning inte får kunna stängas av eller skrivas över för att få ett renare resultat, och att både dokumentation och historik måste gå att exportera och spara. Kontrollera att programmet kan dokumentera upplägg och bearbetning på ett sätt som går att visa upp, och att enskilda bokföringsposters behandling kan följas i efterhand utan att du behöver rekonstruera den ur minnet.

Arkivering, läsbarhet och tillgång över tid

Skatteverket anger att räkenskapsinformationen ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år, och påpekar att även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation. I bokföringslagen regleras detta i 7 kap., arkivering av räkenskapsinformation m.m. FAR lägger till en dimension som är lätt att missa vid programval: företaget ska bevara all räkenskapsinformation samt den utrustning och de system som krävs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges. Det räcker alltså inte att informationen finns lagrad – den ska kunna presenteras igen.

Det ger tre konkreta krav på programmet. Export: kan all räkenskapsinformation, inklusive verifikationer, systemdokumentation och behandlingshistorik, exporteras i ett format som går att läsa utan programvaran? Säkerhetskopior och versionshantering: kan äldre versioner av informationen återskapas, och vad händer med data om leverantören byter format eller upphör? Kvarhållande: om du avslutar en prenumeration eller byter system, kan du fortfarande presentera informationen i den form lagen anger under hela sjuårsperioden? Om svaret är nej på den sista frågan har du ett praktiskt arkiveringsproblem, oavsett hur snygg bokföringen såg ut i programmet.

Ansvaret flyttas inte till programmet

Skatteverket är entydigt: det är du som ansvarar för bokföringen. Även om du anlitar någon för att sköta den är det du som ansvarar för att bokföringen blir riktig, och det ansvaret kan du aldrig lämna ifrån dig. Att byta till ett bättre program, anlita en redovisningskonsult eller använda AI-stödda funktioner ändrar inte detta. FAR pekar på att utvecklingen mot mer intelligenta och automatiserade system inte gör mänsklig expertis mindre viktig, och att ansvaret för korrekt bokföring inte flyttas över.

Checklista innan du väljer eller behåller ett program: (1) Kan poster registreras löpande med datum och presenteras både i registreringsordning och i systematisk ordning? (2) Finns kontoplan och sammanställning till huvudbok? (3) Kan varje bokföringspost kopplas till en verifikation, och verifikationen till sitt underliggande underlag? (4) Är registreringen låst, så att inget kan ändras eller raderas i efterhand utan spår? (5) Kan programmet dokumentera upplägg och bearbetning (systemdokumentation)? (6) Finns en behandlingshistorik över införda, ändrade och borttagna poster som inte går att tysta? (7) Kan all räkenskapsinformation exporteras i läsbart format och bevaras i minst sju år, inklusive möjligheten att presentera den i ursprunglig form? (8) Hanterar programmet avslutet av räkenskapsåret med årsbokslut eller årsredovisning? Punkterna motsvarar de krav Skatteverket, FAR och BFN beskriver – de rangordnar inga leverantörer, utan säger vad vilket program som helst måste klara för att bokföringen ska följa lagen.