Molntjänst eller installerat bokföringsprogram?

Molntjänst eller installerat bokföringsprogram – så skiljer sig grundmodellerna

Skillnaden är var programvaran finns och hur du betalar. En molntjänst körs hos leverantören och du loggar in via webbläsaren. Enligt Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är det leverantören som kontrollerar den IT-utrustning som hanterar och lagrar informationen. Ett installerat program finns på din egen dator. Även betalmodellerna skiljer sig: enligt en jämförelse från Speedledger finns gratis bokföringsprogram, program med engångsavgift och program med månads-, kvartals- eller årskostnad.

Det får praktiska följder. Enligt redovisningsbyrån Widgrens beskrivning av molnbaserad redovisning ger molntjänsten tillgång till informationen online dygnet runt och papperslös fakturering; Widgrens lyfter också minskad administration, mindre papper och ökad insyn. Det installerade programmet ger dig kontroll över driften, men också ansvar för uppdateringar, säkerhetskopior och åtkomst. Du är hänvisad till de datorer där programmet finns.

Molnbaserad vs installerad bokföring

Fördelar med molntjänst i vardagen

Molnbaserad redovisning låter dig skapa fakturor, få in bokföringshandlingar och sköta löner via nätet. Widgrens beskriver att du som kund har tillgång till all information online dygnet runt, och att du vid upphandlad redovisning bara behöver attestera fakturor och löner medan konsulten gör resten. Du får en enda kontaktyta till både modern programvara och en personlig redovisningskonsult, samt till redovisning och lönehantering.

Den löpande bokföringen innehåller samma moment oavsett system: moms, reskontrabetalningar, faktureringar, löner, månadsrapporter, kontrolluppgifter och bokslut. Affärshändelser dokumenteras med kvitton, fakturor och kontoutdrag. Valet mellan kontantmetoden (bokslutsmetoden) och fakturametoden styrs av verksamheten, inte av om programmet ligger i molnet eller lokalt.

Tiden sparas ofta i kopplingarna. I Speedledgers genomgång av gratisprogram är bankkoppling, automatiska bokföringsförslag och enkel kvittohantering faktorer som många värderar högre än att programvaran är gratis. En jämförelsetjänst för bokföringsprogram påpekar samtidigt att ett bra program kan avgöra om du behöver anlita en redovisningskonsult eller klarar bokföringen själv, och att programmet hjälper dig följa vad som ska lämnas in till både Bolagsverket och Skatteverket.

När ett installerat eller enklare program kan räcka

Ett enklare eller gratis program kan räcka om verksamheten är väldigt enkel, transaktionerna få och du klarar dig utan automatisering och support. Det är Speedledgers bedömning. Ett installerat program med engångsavgift är en av betalmodellerna på marknaden, vid sidan av gratisversioner och löpande abonnemang.

Avvägningen handlar bland annat om manuell arbetsinsats. Enklare alternativ har ofta färre funktioner för moms, rapporter, bilagor och underlag samt integrationer, och det blir mer manuellt arbete när volymen ökar.

Kostnad och innehåll över tid

Gratis kan betyda olika saker. Enligt Speedledger finns i praktiken tre varianter: en helt gratis grundversion med basfunktioner för löpande bokföring, men utan automatiska kopplingar till banken eller fakturering; en freemium-modell som är gratis upp till ett visst antal verifikationer eller fakturor per månad och kräver uppgradering när företaget växer; och en gratis provperiod med full tillgång under begränsad tid, till exempel 14 eller 30 dagar. Avgifter kan dessutom tillkomma för mer avancerade funktioner eller extra supporttjänster.

Helt gratis är ovanligt om du behöver hela kedjan. Få alternativ täcker behov som lönehantering, bokslut och integrationer, och många leverantörer erbjuder hellre testperioder än helt gratis versioner. När du jämför engångsavgift med löpande avgift är det därför rimligt att väga den löpande kostnaden mot vad du faktiskt behöver: momsredovisning, rapporter, bilagor och integrationer.

Säkerhet, dataskydd och kontroll

Bokföring i molnet flyttar en del av kontrollen till leverantören. IMY pekar på att leverantören kontrollerar IT-utrustningen, att leverantörens personal och eventuella underleverantörer kan ta del av informationen, att den kan behandlas i länder utanför EU med andra lagar och sämre integritetsskydd, att leverantören kan lägga ner eller bli uppköpt – och att du därför bör ta reda på vad som händer med din information då. Informationen kan också förstöras eller bli oåtkomlig under kort eller lång tid.

Molnlagring är inte samma sak som säkerhetskopiering. Det slår IMY uttryckligen fast, så du behöver en egen rutin för att kunna få ut och bevara uppgifterna. Enligt en genomgång i Driva Eget krävs, om uppgifter lagras utanför EU, att företaget först har en rättslig grund för behandlingen, ett personuppgiftsbiträdesavtal med molnföretaget och därefter stöd för att föra över uppgifter till tredje land.

Tre konkreta kontroller innan du skickar information till en tjänst: adressfältet ska visa https med hänglås, vilket markerar krypterad förbindelse; läs leverantörens personuppgiftspolicy, som beskriver vad leverantören gör med informationen, till exempel om viss information används för att utveckla tjänsten; och ta del av leverantörens information om kontaktuppgifter och supportfunktioner för att få hjälp vid problem. IMY:s genomgång bygger på dessa punkter. Sakerhetskollen.se framhåller samtidigt att alla molntjänster inte är GDPR-kompatibla och att företag måste säkerställa att tjänsterna de använder efterlever regelverket.

Dokumentation ingår i ansvaret. En artikel om GDPR i Driva Eget beskriver att du inte behöver rapportera till Datainspektionen (i dag IMY) hur du agerar, men att du ska skriva ner hur du resonerar kring de personuppgifter du behandlar, så att dokumentationen kan visas vid en eventuell inspektion.

Kontroller vid val av molntjänst

Frågor att ställa innan du väljer

Verksamhetens komplexitet och transaktionsvolym: är verksamheten så enkel och volymen så låg att ett program utan automatisering och support räcker, eller blir det mer manuellt arbete än du hinner med? Momsredovisning, rapporter, bilagor och underlag samt integrationer: vilka av dessa funktioner är begränsade i det billigare alternativet? Bankkoppling och kvitton: ingår bankkoppling och kvittohantering, eller ska kontoutdrag och underlag hanteras manuellt?

Support: finns kontaktuppgifter och supportfunktioner, och vad kostar extra support? Bokföra själv eller anlita konsult: molnbaserad redovisning kan ge både programvara och en personlig redovisningskonsult via en kontaktyta, medan ett enklare program kan göra att du klarar bokföringen själv. Dataskydd: finns personuppgiftsbiträdesavtal, var behandlas uppgifterna, vad säger personuppgiftspolicyn, och kan du exportera dina data? Kostnad över tid: löpande avgifter jämfört med engångsavgift, och vad händer när ett gratisalternativ tar slut eller volymen passerar en gräns.

Frågor att ställa innan du väljer program

Slutsats: så kan du tänka

En molntjänst ger tillgång dygnet runt, papperslös fakturering, löpande automation och möjlighet att samarbeta med en redovisningskonsult i samma system. Ett enklare eller gratis program kan passa verksamheter med få transaktioner och utan behov av automatisering och support, men innebär mer manuellt arbete när volymen ökar. Ett installerat program med engångsavgift är en av betalmodellerna vid sidan av gratisversioner och löpande abonnemang.

Komplettera med en dataskyddsgenomgång: personuppgiftsbiträdesavtal, var uppgifterna behandlas, krypterad förbindelse och en egen rutin för säkerhetskopiering, eftersom molnlagring inte är samma sak som en säkerhetskopia.