Molntjänst eller installerat bokföringsprogram – skillnader

Molntjänst eller installerat bokföringsprogram – grundmodellerna

Skillnaden ligger i var programvaran finns och hur du betalar. En molntjänst körs hos leverantören och nås via webbläsare. Ett installerat program ligger på din egen dator och säljs ofta mot engångsavgift.

Bland molntjänsterna finns Fortnox, Visma, Björn Lundén, Spiris och Attest.nu. Installerade program är till exempel Visma Administration 500 och JFS Bokföring, som du installerar på din egen dator.

Betalmodellen följer inte alltid tekniken. Det finns gratis program, program med engångsavgift och program med månads-, kvartals- eller årskostnad. Ett gratisprogram kan vara antingen en mjukvara eller en molntjänst.

Sida vid sida: molntjänsten körs hos leverantören, loggas in via webbläsaren och ger tillgång dygnet runt. Det installerade programmet ligger lokalt och ger driftkontroll, men kräver eget ansvar för uppdateringar, säkerhetskopior och åtkomst. Du är hänvisad till de datorer där programmet finns.

I molnet behöver du inte själv uppdatera, installera eller ta säkerhetskopior, och företaget behöver ingen egen server. Det sköter leverantören av molntjänsten.

Ett bokföringsprogram kan hantera löpande bokföring med moms, fakturering, löner och bokslut; vissa har även stöd för årsredovisning. Det gäller både molntjänsten och det installerade programmet.

Kort sagt: molntjänsten ger tillgång och automation mot löpande avgift. Det installerade programmet ger driftkontroll mot engångsavgift och eget ansvar.

Molntjänst vs installerat program – grundmodellerna

Fördelar med molntjänst i vardagen

Molnbaserad redovisning innebär papperslös fakturering och tillgång till all information online dygnet runt. Du kan skapa fakturor, ta emot bokföringshandlingar och sköta löner via nätet. Det ger minskad administration, mindre papper och ökad insyn.

En molntjänst når du från smartphone, surfplatta eller dator. Informationen laddas upp enkelt därifrån, utan installation på den egna datorn.

Vid upphandlad redovisning behöver du bara attestera fakturor och löner; konsulten gör resten. Du får en kontaktyta till både modern programvara och en personlig redovisningskonsult.

I molnet kan arbetet delas mellan medarbetare och redovisningsbyrå. Även om byrån gör de flesta verifikationerna har du full insyn och kan ta ut rapporter. Tillsammans kommer ni överens om vad du gör själv och vad byrån administrerar.

Den löpande bokföringen har samma moment oavsett system: moms, reskontrabetalningar, faktureringar, löner, månadsrapporter, kontrolluppgifter och bokslut. Affärshändelser dokumenteras med kvitton, fakturor och kontoutdrag.

Valet mellan kontantmetoden (bokslutsmetoden) och fakturametoden styrs av verksamheten, inte av om programmet ligger i molnet eller lokalt.

Tiden sparas ofta i kopplingarna. Många värderar bankkoppling, automatiska bokföringsförslag och enkel kvittohantering högre än att programvaran är gratis.

Ett bra program kan avgöra om du behöver anlita en redovisningskonsult eller klarar bokföringen själv. Programmet hjälper dig också följa vad som ska lämnas in till Bolagsverket och Skatteverket.

Fördelar och nackdelar med molntjänst

När ett installerat eller enklare program kan räcka

Ett enklare eller gratis program kan räcka om verksamheten är mycket enkel, transaktionerna få och du klarar dig utan automatisering och support.

Ett installerat program med engångsavgift ger ingen löpande programkostnad, men flyttar ansvaret till dig. Uppdateringar, säkerhetskopior och åtkomst till datorn med programmet sköter du själv.

Installerade program att titta på är Visma Administration 500 och JFS Bokföring. Båda installeras på din egen dator, och Visma Administration kan läggas upp som arbetsplatsinstallation eller serverinstallation.

Avvägningen gäller manuell arbetsinsats. Enklare alternativ har ofta färre funktioner för moms, rapporter, bilagor och underlag samt integrationer. Mer manuellt arbete uppstår när volymen ökar.

Ett gratis bokföringsprogram är en mjukvara eller molntjänst där du kan hantera bokföring och redovisning utan att betala för själva programvaran. Grundläggande funktioner kan vara fakturering, spårning av inkomster och utgifter samt momsredovisning.

De kostnadsfria alternativen passar särskilt småföretag och föreningar. Begränsningarna blir tydligare när behoven växer.

Vid byte av program kan bokföringsdata flyttas via standardiserad export, en SIE-fil. JFS Bokföring tar emot en SIE4-fil. Saknas stöd för SIE-export måste överföringen göras manuellt utifrån balansrapport och resultatrapport.

Fördelar och nackdelar med installerat program

Flytta bokföringsdata mellan program

Kostnad och innehåll över tid

Avgiftsmodellen är en av de tydligaste skillnaderna. Ett installerat program köps ofta med en engångsavgift som betalas en gång. En molntjänst har en löpande avgift som fortsätter att löpa.

Gratis kan betyda olika saker. Det finns tre varianter i praktiken.

Den första är en helt gratis grundversion med basfunktioner för löpande bokföring, men utan automatiska kopplingar till bank eller fakturering.

Den andra är freemium: gratis upp till ett visst antal verifikationer eller fakturor per månad, med uppgradering när företaget växer.

Den tredje är en gratis provperiod med full tillgång under begränsad tid, till exempel 14 eller 30 dagar.

Avgifter kan tillkomma för enskilda funktioner eller extra support. Helt gratis är ovanligt om du behöver hela kedjan: få alternativ täcker lönehantering, bokslut och integrationer.

Exempel på löpande avgift: Spiris Starta Bokföring & Fakturering kostar 0 kr/mån i 6 månader för dig som har startat företag under de senaste 12 månaderna, därefter 199 kr/mån.

Avgifterna varierar beroende på paket och moduler. Flera leverantörer har olika paketnivåer och kan erbjuda gratis provperioder. Kontrollera aktuell prislista och vad som ingår.

När du jämför engångsavgift med löpande avgift, väg den löpande kostnaden mot vad du faktiskt behöver: momsredovisning, rapporter, bilagor och integrationer. Räkna på hur länge du räknar med att använda programmet.

Tre varianter av gratis bokföringsprogram

Säkerhet, dataskydd och kontroll

Bokföring i molnet flyttar en del av kontrollen till leverantören. Leverantören kontrollerar IT-utrustningen, och leverantörens personal och eventuella underleverantörer kan ta del av informationen.

I teorin ska ingen på molnföretaget titta på dina filer, men det finns inget som hindrar dem. Ett intrång hos molnleverantören kan ge obehöriga åtkomst till din information.

Informationen kan behandlas i länder utanför EU med andra lagar och sämre integritetsskydd. Leverantören kan lägga ner eller bli uppköpt – ta reda på vad som händer med din information då. Informationen kan också förstöras eller bli oåtkomlig under kort eller lång tid.

Molnlagring är inte samma sak som säkerhetskopiering. Du behöver en egen rutin för att kunna få ut och bevara uppgifterna.

Om uppgifter lagras utanför EU krävs att företaget först har en rättslig grund för behandlingen, ett personuppgiftsbiträdesavtal med molnföretaget och därefter stöd för att föra över uppgifter till tredje land.

Tre konkreta kontroller innan du skickar information till en tjänst. Adressfältet ska visa https med hänglås, vilket markerar krypterad förbindelse.

Läs sedan leverantörens personuppgiftspolicy. Den beskriver vad leverantören gör med informationen, till exempel om viss information används för att utveckla tjänsten.

Ta också del av leverantörens kontaktuppgifter och supportfunktioner för att få hjälp vid problem.

Dokumentation ingår i ansvaret. Du behöver inte rapportera till Datainspektionen hur du agerar, men du ska skriva ner hur du resonerar kring de personuppgifter du behandlar, så att dokumentationen kan visas vid en inspektion.

Säkerhetsjämförelse: i molnet styr leverantören IT-utrustningen och kan nå informationen. I ett installerat program ansvarar du själv för att uppdatera, säkerhetskopiera och hantera åtkomst.

Dataskyddsförordningen GDPR är den centrala dataskyddsregleringen, och Datainspektionen granskar att företagen gör rätt. Oavsett modell gäller GDPR.

Säkerhetskontroller innan du skickar information till en molntjänst

Frågor att ställa innan du väljer

Börja med verksamhetens komplexitet och transaktionsvolym. Räcker ett program utan automatisering och support, eller blir det mer manuellt arbete än du hinner med? Ett enklare eller gratis program kan räcka vid mycket enkel verksamhet och få transaktioner.

Gå igenom funktioner: momsredovisning, rapporter, bilagor och underlag samt integrationer. Enklare alternativ har ofta färre av dem.

Kontrollera bankkoppling, kvitton och support. Ingår bankkoppling och kvittohantering, eller ska kontoutdrag och underlag hanteras manuellt? Finns kontaktuppgifter och supportfunktioner, och vad kostar extra support?

Bestäm om du ska bokföra själv eller anlita konsult. Molnbaserad redovisning kan ge både programvara och en personlig redovisningskonsult via en kontaktyta. Ett enklare program kan göra att du klarar bokföringen själv.

Dataskydd: omfattas behandlingen av GDPR, finns personuppgiftsbiträdesavtal, var behandlas uppgifterna, vad säger personuppgiftspolicyn, och kan du exportera dina data? Molnlagring är inte säkerhetskopiering, så du behöver en egen rutin för att få ut och bevara uppgifterna.

Vid lagring utanför EU krävs rättslig grund, personuppgiftsbiträdesavtal och stöd för överföring till tredje land.

Kostnad över tid: löpande avgifter jämfört med engångsavgift. Be om leverantörens prislista för de funktioner du behöver, till exempel bankkoppling, e-faktura och lön, och räkna på hur länge du blir kvar i systemet.

För installerat program: fråga efter engångsavgiftens nivå samt rutiner för uppdateringar och säkerhetskopior. Visma Administration 500 och JFS Bokföring är två installerade program att utgå från.

För molntjänst: titta på Fortnox, Visma, Björn Lundén, Spiris och Attest.nu. Kontrollera bankkoppling, kvittohantering och support.

Regelmyndigheter: ett bra program hjälper dig följa vad som ska lämnas in till Bolagsverket och Skatteverket.

Frågor att ställa innan du väljer

Slutsats: så kan du tänka

En molntjänst ger tillgång dygnet runt, papperslös fakturering, löpande automation och möjlighet att samarbeta med en redovisningskonsult i samma system.

Ett installerat program med engångsavgift ger driftkontroll men kräver eget ansvar för uppdateringar, säkerhetskopior och åtkomst. Du är hänvisad till datorn där programmet finns. Visma Administration 500 och JFS Bokföring är exempel.

Ett enklare eller gratis program kan passa verksamheter med få transaktioner och utan behov av automatisering och support. Det innebär mer manuellt arbete när volymen ökar.

Komplettera med en dataskyddsgenomgång: GDPR, personuppgiftsbiträdesavtal, var uppgifterna behandlas, krypterad förbindelse och en egen rutin för säkerhetskopiering. Molnlagring är inte samma sak som en säkerhetskopia.

Ställ de två modellerna mot varandra i samma uppställning: tillgång, betalning, ansvar och funktioner. Då syns snabbt om du behöver molnets automation eller klarar dig med ett installerat program.

Välj molntjänst när du vill ha tillgång dygnet runt och automation. Välj installerat program när du vill ha driftkontroll och kan ta ansvar för uppdateringar och säkerhetskopior.

Jämför molntjänsternas löpande avgifter med engångsavgiften för ett installerat program. Fråga vad uppdateringar, säkerhetskopior och support kostar.