Checklista innan du byter bokföringsprogram

Börja med att kartlägga varför du vill byta

Wrebit listar fem signaler på att nuvarande program spelar ut sin roll: det saknar funktioner som är viktiga för verksamheten, har onödiga eller för avancerade funktioner som skapar mer förvirring än nytta, gör bokföringen mer tidskrävande än nödvändigt, har ett pris som inte står i proportion till användningen, och arbetssättet för bokföring och fakturering känns inte smidigt eller flexibelt. Markera vilka punkter som gäller dig och sätt siffra på varje: antal timmar per månad på momentet som är krångligt, antal rapporter du inte kan få ut, aktuell månadskostnad. Utan siffror blir kravlistan tyckande.

Enligt PwC:s företagarblogg sitter många kvar med lokalt installerade program där du måste köpa uppgraderingar eller nya versioner och själv komma ihåg att säkerhetskopiera. Webbaserade program ger automatiskt de senaste uppdateringarna, säkerhetskopieringarna och andra funktioner; du kan lägga till moduler och få hjälp via supportfunktioner och chatt. Är det din anledning är det samtidigt ett krav på nästa program.

En vanlig utlösande faktor är att verksamheten vuxit ur ett gratissystem: du behöver fler moduler eller rapporter än det klarar. Formulera varje brist som ett krav med ett test: programmet ska kunna hantera X, och jag avgör att kravet är uppfyllt genom Y – till exempel en rapport jag får ut, eller en uppgift jag kan utföra själv utan support. PwC:s råd är att hitta ett program anpassat för verksamheten både nu och om du växer.

Lokalt vs webbaserat bokföringsprogram – jämförelse

Ställ krav på det nya programmet

Bolagsformen styr valet. Företagarna skriver att valet av bokföringsprogram påverkas av vilken typ av bolag du har, att du ska undersöka både prissättning och innehåll, och att lösningen ska vara anpassad för din bolagstyp – enskild firma eller aktiebolag. Planerar du att växa är det bättre att välja ett program som företaget kan växa med; ofta finns möjlighet att köpa tilläggstjänster längs vägen.

Enkelhet är en kostnad i sig. Företagarna frågar om programmet är enkelt att använda eller kräver grundlig utbildning, och menar att nybörjare kan börja med ett enkelt program och lära sig mer efter hand. Räkna in upplärningstiden i kalkylen, inte bara abonnemangsavgiften.

Modulerna avgör totalkostnaden. Wrebit påpekar att många bokföringsprogram är anpassade för större bolag med flera hundra anställda och stora lagervolymer, och därför innehåller avancerade funktioner som är dyra och onödiga för mindre företag. Be om en lista över vilka moduler som ingår i grundpriset och vad varje tillägg kostar per månad, så du jämför samma innehåll och inte bara samma ingångspris.

Programmet måste klara de lagkrav som gäller för dig. Enligt Skatteverket innebär bokföringsskyldigheten att löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och systematisk ordning (huvudbok), att det finns verifikationer för alla bokföringsposter, att arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år, samt att upprätta årsbokslut eller årsredovisning. Kontrollera också att programmet stödjer din bokföringsmetod: kontantmetoden får bokföra bokslutshändelserna på bokslutsunderlag, medan faktureringsmetoden är huvudmetoden i bokföringslagen och innebär att du periodiserar kostnader och intäkter samt bokför exempelvis leverantörsfakturor både när de mottas och när de betalas.

Lagkrav på bokföring enligt Skatteverket

Fördelar och nackdelar med olika bokföringsprogram

Kontrollera integrationer, support och säkerhetskopiering

Utgå från de system du faktiskt använder och fråga leverantören om varje enskilt: PwC pekar ut CRM-system, kassaregister, lager och webshop som typiska system som bokföringsprogrammet behöver vara kompatibelt med. Bokio anger som exempel att företagskonto, bankgiro och företagskort kan hanteras i samma system som bokföringen, och att programmet integreras med andra tjänster. Be att få testa den viktigaste integrationen innan du bestämmer dig, så att du inte upptäcker brister efter bytet.

Supporten ska finnas när du arbetar. PwC:s fråga är om systemsupporten är tillgänglig när du har tid att sköta bokföringen – för många är det kvällar och helger. Ta reda på vilka kanaler som finns och vilka tider de är bemannade, och jämför med din egen bokföringsrytm.

Säkerhetskopieringen ska vara automatisk och du ska veta hur ofta den sker. PwC lyfter fram att webbaserade program ger säkerhetskopiering automatiskt, till skillnad från lokalt installerade program där du själv ansvarar för den. Fråga hur ofta kopian tas, var informationen lagras och hur du får ut den om du byter igen.

Stäm av nuvarande bokföring

PwC:s råd är att stämma av bokföringen och ha ordning på konton och siffror innan bytet. Gå igenom att alla affärshändelser är bokförda: enligt Skatteverket ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast följande arbetsdag och övriga affärshändelser så snart det kan ske, och varje bokföringspost ska ha en verifikation, till exempel ett kvitto eller en faktura.

Ansvaret är ditt. Skatteverket säger att du ansvarar för att bokföringen blir riktig även om du anlitar någon annan för att sköta den, och att du därför ska ställa krav på din bokförare att förklara sådant du inte förstår. Det betyder att du bör kontrollera siffrorna inför ett programbyte, även om en redovisningskonsult har gjort jobbet.

Ta ut en saldobalans eller balansrapport på kontonivå för det aktuella räkenskapsåret. Wrebit beskriver att den som lägger in ingående balanser manuellt i stället för SIE-import behöver dessa via en balansrapport på kontonivå från räkenskapsåret innan. Ta därför ut och spara båda rapporterna redan nu; de blir facit vid avstämningen efter bytet.

Förbered dataöverföringen

I Sverige finns ett standardiserat bokföringsformat, och enligt PwC är det därför relativt enkelt att byta bokföringsprogram genom att föra över data från ett system till ett annat i en SIE-fil. Wrebits steg ett är att ta ut SIE-filer för alla räkenskapsår och importera dem till det nya programmet. Kontrollera att du får med samtliga räkenskapsår du behöver, inte bara det innevarande.

Utöver SIE-filen går det enligt PwC att exportera register och övrig information och föra över till det nya systemet. Lista vilka register och inställningar du använder i dag – kund- och leverantörsregister, artikelregister, öppna poster och liknande – och kontrollera efter exporten att inget saknas. Som alternativ till import beskriver Wrebit att ingående balanser kan läggas in manuellt, vilket kräver balansrapporten på kontonivå från räkenskapsåret innan.

Tänk på att allt bokföringsmaterial enligt Skatteverket måste sparas i minst sju år, till exempel verifikationer, bokföringsböcker och det som bokförts i dator, och att även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation. Planera därför var kvitton och fakturor ska förvaras och hur de kopplas till posterna i det nya programmet.

Välj rätt tidpunkt

Ett byte kan enligt PwC ske när som helst under året, men görs med fördel vid ett månadsbryt. Vid en sådan gräns är perioden avslutad, vilket ger en tydlig saldobalans att jämföra mot efter överföringen i stället för att matcha siffror mitt i en pågående period.

Ordningen blir: stäm av bokföringen och se till att konton och siffror är i ordning, ta ut SIE-filer för de räkenskapsår som behövs och genomför bytet vid ett månadsbryt. Ju närmare en avstämningspunkt du byter, desto färre poster behöver du kontrollera manuellt efteråt.

Kontrollera överföringen innan du börjar bokföra

Det viktigaste efterkravet enligt PwC är att säkerställa att rätt siffror kommer in i det nya systemet, vilket du gör genom att stämma av en saldobalans från det gamla och det nya systemet efter överföringen. Jämför konton för konton mot rapporten du tog ut före bytet och rätta avvikelser innan du bokför vidare – annars förs felet med in i kommande perioder.

Kontrollera också grundinställningarna i det nya programmet. PwC nämner särskilt momskonton och kopplingar till andra system. Samma inställningar avgör om till exempel försäljning från kassaregister eller webshop hamnar på rätt konto och med rätt moms.

Bokför en eller ett par testtransaktioner och följ dem hela vägen – från registrering till rapport – så att du ser att konton, moms och kopplingar beter sig som de ska innan du lägger in den löpande bokföringen på allvar.

Säkerställ arkivering och åtkomst till gamla uppgifter

Räkenskapsinformationen ska bevaras oavsett vilket program du använder. Skatteverket anger att du ska arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst sju år, och att allt bokföringsmaterial – verifikationer, bokföringsböcker och det som bokförts i dator – måste sparas i minst sju år. Även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation.

Innan du säger upp avtalet med den gamla leverantören: kontrollera att du har exporterat det du behöver och att du faktiskt kan öppna och läsa filerna, eftersom åtkomsten till ett system kan upphöra när abonnemanget avslutas. Enligt Skatteverket måste allt bokföringsmaterial, till exempel verifikationer, bokföringsböcker och det som bokförts i dator, sparas i minst sju år, och även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation. Se därför till att verifikationer och annat bokföringsmaterial finns kvar i minst sju år.

Behåll också saldobalanserna och balansrapporterna från avstämningen. De visar vad som gällde vid bytet och är underlaget du behöver om en fråga om en tidigare period skulle komma upp.