Vilket underlag behöver redovisningsbyrån för löpande bokföring?

Det här behöver redovisningsbyrån för löpande bokföring

För löpande bokföring behöver byrån underlag för alla affärshändelser i verksamheten: försäljning och kundinbetalningar, inköp och leverantörsbetalningar, bank- och kassarörelser samt löner, moms och arbetsgivaravgifter. Enligt bokföringslagen är den som bedriver näringsverksamhet bokföringsskyldig. Det gäller en fysisk person med enskild näringsverksamhet, och aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga. Alla affärshändelser ska bokföras löpande i grundbok i registreringsordning och i huvudbok i systematisk ordning, och räkenskapsåret ska avslutas med årsbokslut eller årsredovisning.

Byrån använder underlagen för att upprätta verifikationer och registrera varje post i rätt ordning och på rätt dag. Ansvaret för att bokföringen blir riktig ligger kvar hos dig som företagare även om du anlitar någon annan; det ansvaret kan du inte lämna ifrån dig.

Viktiga regler och krav enligt svensk bokföringslag

Verifikationer: grunden för varje bokföringspost

Bokföringen ska normalt bygga på en skriftlig handling – ett underlag. Byrån behöver verifikationer för alla bokföringsposter, och underlaget avgör om posten kan bokföras korrekt. Därför måste underlaget visa vilken affärshändelse det gäller, när den inträffade och vilket belopp den avser, så att byrån kan koppla den till rätt konto, motpart och period.

Underlaget behöver inte vara på papper. Uppgifter på datamedia kan också vara räkenskapsinformation, så skannade fakturor och digitala betalningsunderlag fungerar lika bra – förutsatt att de är läsbara och går att koppla till rätt affärshändelse. Räkenskapsinformationen ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst 7 år. Underlagen behöver därför vara strukturerade redan när de lämnas till byrån.

Underlag från försäljning och kundinbetalningar

För försäljningen behöver byrån underlag som visar vad företaget har sålt och vad kunderna har betalat: utgående fakturor, kvitton och betalningsunderlag som visar när pengarna kom in på kontot. En kundreskontra hjälper till att stämma av vilka fakturor som är betalda och vilka som fortfarande är utestående.

När fakturorna bokförs beror på vald metod. Med faktureringsmetoden bokförs fakturan direkt när den läses in, medan kontantmetoden innebär att fakturan bokförs först när den betalas. Företag med omsättning på upp till 3 miljoner kronor kan använda kontantmetoden, där fördelen är att fakturorna bara behöver bokföras en gång. Metodvalet påverkar alltså när underlaget måste finnas hos byrån: vid kontantmetoden är betalningsdatum en förutsättning för bokföringen.

Faktureringsmetod vs. kontantmetod – vilken passar ditt företag?

Underlag från inköp och leverantörsbetalningar

För inköp behöver byrån leverantörsfakturor, kvitton och andra inköpsunderlag, plus underlag som visar när fakturorna betalades. En leverantörsreskontra gör det möjligt att kontrollera att varje leverantörsfaktura bokförs och betalas i rätt ordning och att ingen faktura blir liggande.

Underlaget bör visa vad köpet avser, vem leverantören är, beloppet inklusive moms samt datum för köpet och betalningen. Med kontantmetoden bokförs även leverantörsfakturor först när de betalas, så byrån behöver uppgift om betalningsdatum även här. Saknas uppgift om vad köpet avser går posten inte att bokföra på rätt kostnadskonto, och då måste byrån gå tillbaka med en fråga – vilket tar tid.

Bank, kassa och kontanta transaktioner

Banktransaktioner behöver nå byrån via kontoutdrag eller en bankkoppling som ger tillgång till transaktionerna, så att in- och utbetalningar kan stämmas av mot fakturor, löner och skatteinbetalningar. Kontanta in- och utbetalningar måste redovisas separat, eftersom de inte syns i bankunderlaget.

Tidskraven styr hur ofta underlagen behöver lämnas. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag, medan övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Lämnas kontantunderlag först i slutet av månaden klarar varken byrån eller du själv den ordningen, och risken för fel och förseningar ökar.

Löner, moms och arbetsgivaravgifter

För löner behöver byrån underlag för löneutbetalningar, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter samt underlag för redovisad moms. Uppgifterna används när moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminär skatt redovisas i skattedeklarationen. Bokföringen måste vara i ordning när kontrolluppgifter för anställda ska lämnas och inkomstuppgifterna deklareras i inkomstdeklarationen.

Det som styr den enskilda lönen – avtalad lön, arbetad tid, frånvaro och eventuella ersättningar – behöver nå byrån i tid inför varje lönekörning, tillsammans med uppgifter om nyanställningar och ändrade förhållanden. Om byrån också sköter fakturering, leverantörsfakturahantering, avstämningar och månadsrapportering bygger dessa tjänster på samma underlag. Därför behöver underlagen vara kompletta och inte delas upp mellan olika perioder.

Om byrån tar över eller företaget inte är nystartat

Om företaget inte är nystartat finns historik som byrån behöver känna till, bland annat SIE-fil, det senaste bokslutet samt kund- och leverantörsreskontra. Med de underlagen kan byrån sätta ingående balanser och ta över den löpande bokföringen utan avbrott.

Reskontran är särskilt viktig vid ett övertagande, eftersom den visar vilka kundfakturor som är obetalda och vilka leverantörsfakturor som återstår att betala. Är historiken ofullständig uppstår dubbelbokningar eller poster som saknar motpart, och då krävs en avstämning innan den löpande bokföringen kan fortsätta.

Så lämnar du underlagen på ett sätt som sparar tid

Sortera underlagen löpande i stället för att spara dem till månadsskiftet. Ett enkelt upplägg är en pärm med en flik för varje dag – då blir det lättare för den som sköter bokföringen att bokföra varje transaktion på rätt dag.

Digitala underlag sparar ytterligare tid. Genom att skanna leverantörsfakturor och använda bankkopplingar kan redovisningen skötas så digitalt som möjligt, och både byrån och du får tillgång till uppdaterad information. Märk filerna så att namn och struktur visar vilken affärshändelse de gäller. Poängen är ekonomisk: varje minut som behöver tas i anspråk för dig eller en redovisningskonsult kostar pengar, och otydliga underlag leder till frågor och merarbete i stället för bokföring.

Stäm av med din redovisningsbyrå

Exakt vilka underlag som behövs, i vilket format de ska lämnas och hur ofta varierar med företagets affärsmodell och med byråns arbetssätt. En byrå kan arbeta med scanning av leverantörsfakturor och bankkopplingar, en annan med pärmar och papper. Fråga din byrå vilka underlag de behöver och hur de vill ta emot dem – och få det skriftligt, så att du kan följa upp det.

Ta också upp vilka delar byrån ska sköta: bokföring, bokslut, årsredovisning, kundfakturering, leverantörsfakturahantering, lönehantering, avstämningar och månadsrapportering samt moms- och skattedeklarationer. Fel och förseningar i redovisningen kan leda till skattetillägg eller förseningsavgifter, så kom överens om en rutin för när och hur underlagen lämnas.