Periodiseringar och interimsposter i bokslutet

Periodisering i korthet: rätt intäkt och kostnad i rätt år

Periodisering fördelar inkomster och utgifter till rätt period. Bara inkomster och utgifter som hör till räkenskapsåret ska påverka resultatet. Sådant som hör till kommande räkenskapsår bokas i bokslutet som tillgång respektive skuld och intäkts- respektive kostnadsförs först nästa år.

En utgift kostnadsförs när varan eller tjänsten förbrukas, och en inkomst intäktsförs när den faktiskt tjänas in – även om betalningen sker i en annan period.

Exempel: en hyresfaktura betalas i december men avser januari. Kostnaden ska periodiseras till januari, inte december. Betalas lokalhyran kvartalsvis i förskott kan en tredjedel bokas per månad under tre månader. En tjänst som utförts under innevarande räkenskapsår men inte fakturerats före bokslutsdatum ska också periodiseras – den hör till det året.

Interimsposter: balansposterna som flyttar resultat mellan räkenskapsår

Periodiseringar i bokslutet bokförs som tillgång eller skuld. De vanligaste interimsposterna är förutbetalda kostnader, upplupna intäkter, upplupna kostnader och förutbetalda intäkter.

Förutbetalda kostnader har betalats i år men avser nästa år och är en tillgång i balansräkningen; ett exempel är lokalhyra som betalas i förskott. Upplupna intäkter har intjänats i år men ännu inte fakturerats eller betalats och är också en tillgång. Upplupna kostnader gäller varor eller tjänster som förbrukats i år utan att fakturan kommit och är en skuld – typiskt el- och hyreskostnader. Upplupen ränta hör hit: en ränteutgift som hör till räkenskapsåret men betalas först nästa år. Förutbetalda intäkter uppstår när betalning tagits emot i år men leveransen eller prestationen sker nästa år; de är en skuld. I K1 finns särskilda regler för förskott från kunder över 5 000 kr där leveransen uppenbarligen inte har påbörjats.

När interimsposten är bokförd ligger den kvar i balansräkningen vid bokslutet. Nästa räkenskapsår löses den upp, och kostnaden eller intäkten förs in i resultaträkningen för den period den avser.

Hur interimsposter hanteras i bokslutet

Praktiska bokslutsexempel för vanliga situationer

Kostnad betald i år men avser nästa år: Faktureras och betalas lokalhyran för januari redan i december ska kostnaden belasta det räkenskapsår där den uppstår. Är beloppet över 5 000 kr ska lokalhyran periodiseras vid bokslut. Betalas hyran kvartalsvis i förskott kan en tredjedel periodiseras per månad i tre månader.

Intäkt intjänad i år men faktureras nästa år: Har du utfört en tjänst åt en kund under nuvarande räkenskapsår för över 5 000 kr utan att hinna fakturera, hamnar fakturadatumet nästa räkenskapsår. Eftersom tjänsten utfördes i år ska försäljningen bokföras i år och periodiseras i bokslutet. Understiger beloppet 5 000 kr kan du avstå från att periodisera.

Vara eller tjänst mottagen i år utan faktura: Varor eller tjänster som tagits emot under räkenskapsåret men ännu inte fakturerats ska periodiseras. Typiska exempel är el- och hyreskostnader. Posten blir en upplupen kostnad, alltså en skuld i balansräkningen. Nästa räkenskapsår, när fakturan kommer, kostnadsförs den mot skulden.

När du kan låta bli att periodisera

I K2-regelverken finns två frivilliga förenklingsregler för periodisering: 5 000-kronorsregeln och regeln om årligen återkommande rörelseutgifter. Enligt 5 000-kronorsregeln behöver inkomster och utgifter som var för sig understiger 5 000 kr inte periodiseras. Regeln gäller alla inkomster och utgifter, och man utgår från varje faktura för sig. Understiger beloppet för en händelse 5 000 kr kan du bortse från periodisering; två köp på 4 000 kr behöver inte periodiseras. Årligen återkommande kostnader, till exempel försäkringskostnader, som inte fluktuerar mer än 20 % behöver inte heller periodiseras.

I det förenklade årsbokslutet enligt K1 ska du inte periodisera upplupna intäkter, förutom ränteintäkter som överstiger 5 000 kr. Särskilda regler gäller för offentliga stöd, skadestånd och försäkringsersättningar. Pågående arbeten redovisas i takt med fakturering, oavsett om de utförs på löpande räkning eller till fast pris. Inte heller förutbetalda intäkter ska periodiseras. Endast förskott över 5 000 kr exklusive moms, där leveransen eller delleveransen uppenbarligen inte har påbörjats, ska periodiseras; lägre belopp är valfritt.

I K1 tas vissa poster upp under Övriga skulder: förskott från kunder över 5 000 kr, ränteutgifter över 5 000 kr som hör till räkenskapsåret men betalas först kommande år, ränteinkomster över 5 000 kr som mottagits under räkenskapsåret men hör till kommande räkenskapsår samt beslutade skadeståndsersättningar. Andra upplupna kostnader än ränteutgifter över 5 000 kr ska inte tas upp i det förenklade årsbokslutet. Det innebär att företag med anställda inte ska redovisa någon semesterlöneskuld eller andra upplupna lönekostnader i K1.

K3-reglerna säger allmänt att periodisering ska göras i så hög utsträckning som möjligt. Undantagen i K1 och K2 tar inte bort huvudprincipen att inkomster och utgifter hör till rätt period; de är frivilliga förenklingar eller särregler som minskar arbetet i bokslutet. BFN är den statliga myndighet som utvecklar god redovisningssed och ger ut regler och informationsmaterial om bokföringslagen och årsredovisningslagen.

K1 vs K2: Regler för periodisering

• Upplupna lönekostnader — I K1: ej redovisning i förenklad redovisning – även om de finns

Belopp som kan undantas från periodisering enligt K2

• Försäkringsavgifter — Om stabila, årligen återkommande kostnader

Periodisering eller fakturametod – undvik sammanblandning

Det är lätt att blanda ihop periodisering med bokföring enligt fakturametoden vid bokslut. Bokför du enligt kontantmetoden måste du se till att bokföra inköp och försäljning av varor och tjänster enligt fakturametoden när fakturan skickas eller mottas i år 1 men betalas i år 2. Det ska inte periodiseras i själva bokslutet på samma sätt som interimsposter.

Med kontantmetoden går det inte att periodisera kund- eller leverantörsfakturor direkt i Fortnox. Periodiseringar får i stället skapas via verifikationer. Kontantmetoden utgår från betalningstidpunkten, medan fakturametoden bokför när fakturan skapas eller mottas. Periodisering flyttar en intäkt eller kostnad mellan räkenskapsår, oavsett när betalningen skett.

Vid kontantmetod kan bokslutet alltså kräva att vissa fakturor bokförs enligt fakturametoden för att de ska hamna i rätt räkenskapsår. Det är en metodfråga i bokföringen och ska inte förväxlas med en egentlig periodisering, där en interimspost förs upp i balansräkningen.

Kontrollpunkter inför bokslutet

Lunds universitet beskriver sin rutin för inkomstperiodisering så här: löpande och inför bokslut kontrolleras grunduppgifter och bokföring. I steg 1 görs kontroller inför inkomstperiodisering. I slutgranskningen kontrolleras de belopp och konteringar som programmet föreslår; kontrollerna är särskilt viktiga för projekt med underskott eller när flera finansiärer finns på samma aktivitet eller projekt. Slutligen görs en rimlighetsbedömning av om periodiserade belopp och beräknat resultat ser rimliga ut, och i steg 4 stäms periodiseringen av.

En enkel checklista för bokslutet: identifiera poster som avser annan period – förutbetalda kostnader, upplupna intäkter, upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Kontrollera beloppen: understiger fakturan 5 000 kr, eller gäller undantaget för årligen återkommande rörelseutgifter? Kontrollera konteringen: rätt interimspost i balansräkningen och rätt motkonto i resultaträkningen. Gör en rimlighetsbedömning mot tidigare år och underlag. Stäm av att de periodiserade beloppen stämmer med underlagen och att balansposten försvinner nästa räkenskapsår.