När måste bokslutet vara klart för aktiebolag?

Kort svar: bokslutet behöver vara klart före årsredovisningen

Enligt bokföringslagen är bokslutet underlag till årsredovisningen och ska finnas upprättat innan årsredovisningen kan upprättas. Enligt Bolagsverket ska årsredovisningen vara hos dem inom en månad efter att bolagsstämman fastställde balans- och resultaträkningen.

Tidsplanen för bokslutet blir därför beroende av årsredovisningen. Bokslutet behöver vara klart före årsredovisningen, och årsredovisningen behöver vara upprättad och bolagsstämman behöver ha fastställt balans- och resultaträkningen innan en bestyrkt kopia kan lämnas in till Bolagsverket. Därför behöver bokslutsarbetet anpassas efter när bolagsstämman hålls.

För aktiebolag finns ingen separat inlämningsdag för bokslutet. Bokslutet måste vara klart innan årsredovisningen upprättas. Eftersom årsstämman hålls senast sex månader efter bokslutsdagen och årsredovisningen enligt årsredovisningslagen ska lämnas till revisorn senast sex veckor före årsstämman, behöver bokslutsarbetet vara färdigt före den tidpunkten. Fristerna styrs av aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och bokföringslagen.

Därför är bokslut och årsredovisning inte samma sak

Aktiebolag är alltid bokföringsskyldiga och blir det den dag bolaget registreras hos Bolagsverket. Enligt Bokföringsnämnden ska alla affärshändelser bokföras löpande och alla bokföringsposter ha verifikationer.

Räkenskapsinformationen ska arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt i Sverige i 7 år. Årsredovisning ska upprättas för varje räkenskapsår. Skatteverket lyfter samma sak: aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga.

Skillnaden mot andra företagsformer ligger i hur bokföringen avslutas. Aktiebolag avslutar bokföringen med en årsredovisning, inte med ett årsbokslut.

Företag som inte är skyldiga att avsluta bokföringen med årsredovisning får i stället göra det med ett årsbokslut. Enligt FAR blir årsbokslutet inte offentligt.

Årsredovisningen blir offentlig genom att en bestyrkt kopia lämnas till Bolagsverket efter att bolagsstämman har fastställt balans- och resultaträkningen.

Innehållet skiljer sig. Enligt FAR ska en årsredovisning bestå av balansräkning, resultaträkning, noter och förvaltningsberättelse. För ett större företag, och för en bostadsrättsförening, ska även en kassaflödesanalys ingå.

Bokslutet är i stället underlaget. Enligt bokföringslagen ska det finnas ett upprättat bokslut med bokslutstransaktioner och specifikationer.

Periodiseringar, avskrivningar, lager och avstämningar hör till bokslutsarbetet. Den formella handlingen är årsredovisningen.

Tidslinjen som styr när bokslutet måste vara färdigt

Flödet är detsamma varje räkenskapsår. Räkenskapsåret avslutas, den löpande bokföringen stängs och bokslutstransaktioner och specifikationer tas fram.

Därefter upprättas årsredovisningen enligt valt K-regelverk. Bolagsstämman fastställer balans- och resultaträkningen, och en bestyrkt kopia lämnas till Bolagsverket.

Sista datum för årsstämma är sex månader efter bokslutsdagen. Årsredovisningen ska lämnas till revisorn senast sex veckor före årsstämman. Det motsvarar senast 4,5 månad efter bokslutsdagen.

Årsredovisningen ska lämnas in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Om räkenskapsåret slutar 31 december är sista inlämningsdatum 31 juli. Om sista dagen infaller på en helgdag får man lämna in nästkommande vardag.

Tidslinje för bokslut och årsredovisning för aktiebolag

Viktiga friställer för aktiebolag

K2 eller K3 påverkar vad som ska vara klart

Årsredovisningen i ett aktiebolag ska upprättas enligt ett K-regelverk från Bokföringsnämnden. Många aktiebolag som är mindre företag enligt gränsvärdena i årsredovisningslagen kan välja K2 – Årsredovisning i mindre företag (BFNAR 2016:10).

Mindre bolag som inte får tillämpa K2, eller som väljer att inte göra det, och bolag som är ett större företag, ska upprätta årsredovisningen enligt K3 – Årsredovisning och koncernredovisning (BFNAR 2012:1).

FAR beskriver K3 som principbaserat och huvudregelverket. K2 är ett förenklat och regelbaserat regelverk som bara får tillämpas av företag som kategoriseras som mindre företag, med vissa undantag.

Regelverket påverkar vilka upplysningar som ska lämnas i noter, hur tillgångar och skulder värderas och vilka specifikationer som behövs i bokslutet.

Det får direkta konsekvenser för tidsplanen. Principbaserade bedömningar kan ta längre tid att landa än regelbaserade lösningar, och byten mellan regelverken kräver omräkning.

Ju mer bedömningskrävande redovisning, desto tidigare behöver bokslutsarbetet starta för att årsredovisningen ska vara klar i tid till stämman.

K2 vs K3 – skillnader i redovisningskrav

Praktisk baklängesplanering och vanliga missförstånd

Bestäm först datumet för bolagsstämman och räkna baklänges därifrån. Lägg in tid för att stänga den löpande bokföringen, göra bokslutstransaktioner och ta fram specifikationer.

Lägg också in tid för att upprätta årsredovisningen enligt det K-regelverk bolaget tillämpar och få den undertecknad.

Kontrollera därefter att den bestyrkta kopian kan skickas in till Bolagsverket inom en månad efter att bolagsstämman fastställde balans- och resultaträkningen.

Ett vanligt missförstånd är att bokslutet skulle ha en egen inlämningsdag till Bolagsverket. Det som lämnas in är årsredovisningen.

Baklängesexempel för räkenskapsår som slutar 31 december: årsstämman senast 30 juni, kallelse till ägarna senast 1 juni och årsredovisningen till revisorn senast 15 maj. Årsredovisningen ska vara publicerad senast 31 juli.

Enligt årsredovisningslagen ska årsredovisningen lämnas till revisor senast sex veckor före stämman. För ett räkenskapsår som slutar 31 december innebär det att bokslut och årsredovisning ska ha skickats till revisorn 15 maj.

Årsredovisningen anses lämnad när den är signerad av styrelsen. Den är upprättad först när samtliga styrelseledamöter och eventuell VD har skrivit under.

Steg-för-steg-planering för bokslutet